Roskilde Gymnasiums Whistleblowerpolitik (gælder også for Gymnasiefællesskabet)

Roskilde Gymnasium (som er værtsinstitution for Gymnasiefællesskabet) har etableret en whistleblowerordning, som kan benyttes af alle medarbejdere, der arbejder på skolen (og i Gymnasiefælleskabet), tidligere ansatte, samarbejdspartnere og personer, der endnu ikke er ansat (igangværende rekrutteringsproces)

Formålet med ordningen er, at alvorlige lovovertrædelser, seksuelle krænkelser og øvrige alvorlige forhold kommer frem i lyset, og at der stilles en kanal i form af en whistleblowerordning til rådighed, så medarbejdere tidligere ansatte, samarbejdspartnere og personer, der endnu ikke er ansat, kan indberette om sådanne uden frygt for negative konsekvenser.

Whistleblowerordningen er et supplement til de almindelige kanaler – fx rektor, nærmeste leder eller arbejdsmiljørepræsentant – i forhold til at rejse bekymringer om kritisable eller utilfredsstillende forhold. 

Whistleblowerenhed
Roskilde Gymnasium har udpeget en whistleblowerenhed - som også gælder for Gymnasiefællesskabet -, som består af få udvalgte interne upartiske personer og samt jurister i Gymnasiefællesskabet, og som har ansvar for at følge op på indberetninger mv. Der er i forbindelse med samarbejdet med Gymnasiefællesskabets jurister de fornødne garantier for, at de lever op til lovens krav.
Enheden består af:

  • Tine Spanggaard, Vicerektor Roskilde Gymnasium
  • Katja Elm, Økonomi- og administrationschef Roskilde Gymnasium
  • Pernille Frimann Heiring, Juridisk Konsulent/DPO Gymnasiefællesskabet
  • Camilla Schaldemose, Direktør Gymnasiefællesskabet

Enheden har til opgave, at:

  • Modtage indberetninger
  • Give bekræftelse på modtagelse.
  • Have kontakt med whistlebloweren.
  • Følge op på indberetninger.
  • Give feedback til whistlebloweren.
  • Sikre fortrolighed om identiteten på berørte.
  • Forhindre uautoriseret adgang til oplysningerne.
  • Afvise indberetninger, der ikke er omfattet af loven.

Whistleblowerenheden har som udgangspunkt metodefrihed i forhold til oplysning af sagen, idet det vil bero på en konkret vurdering af hver enkelt oplysning, hvordan oplysningerne håndteres bedst muligt. 

Whistleblowerenheden orienterer rektor om, at der er modtaget en indberetning med det pågældende indhold og beslutter i samråd anbefalingerne til, hvordan sagen bør behandles videre. Hvis indberetningen vedrører rektor, orienteres bestyrelsesformanden også om indberetningen.

Indberetningsløsning
Der er valgt en teknisk indberetningsløsning, som leveres af Whistleblower Software ApS.

Fortrolighed, sikkerhed, statistik
Indberetningsløsningen fra Whistleblower Software ApS sikrer sikkerheden samt fortrolighed om identitet på whistlebloweren, den berørte person og enhver tredjepart nævnt i indberetningen. Det er endvidere sikret, at ingen uautoriserede medarbejdere har adgang til indberetninger mv.

Slettepolitik
Der er etableret slettepolitikker, så det sikres, at personoplysninger, der er indberettet til whistleblowerordningen, ikke opbevares længere end nødvendigt. Hvis skolen på baggrund af de indsamlede oplysninger ender med at gennemføre en disciplinær sanktion, eller der i øvrigt foreligger grunde til, at det er sagligt og nødvendigt fortsat at opbevare oplysninger om en medarbejder, vil oplysningerne blive opbevaret i den pågældendes personalemappe. 

Sagsbehandling
Whistleblowerenhedens sagsgange er fastlagt i skolens retningslinjer for sagsgangen ved behandlingen af en indberetning, som sikrer, at sagsbehandlingen i whistleblowerenheden lever op til lovens krav.

Procedure og informationspligt
Proceduren for, hvordan der kan foretages indberetning til skolens whistleblowerordning er beskrevet i

Whistleblowerordning for ansatte, samarbejdspartnere og eksterne på Roskilde Gymnasium (som også er gældende for Gymnasiefællesskabet) som er Roskilde Gymnasiums procedure for indberetning. Proceduren er gjort offentlig tilgængelig på skolens hjemmeside.

Offentliggørelse
Skolen samt Gymnasiefællesskabet offentliggør en gang årligt oplysninger om den generelle aktivitet i ordningen af statistiske hensyn.

Beretning af whistleblower indberetninger
Gymnasiefællesskabet v/Roskilde Gymnasium kan i henhold til whistleblowerlovens § 27, oplyse, at der er modtaget 0 indberetninger i perioden 16/12 2021 – 31/12 2022.