Procedure for whistleblowerordning for ansatte, samarbejdspartnere og eksterne i Gymnasiefællesskabet v/Roskilde Gymnasium
Dette er Roskilde Gymnasiums procedure for, hvordan der foretages indberetning til skolens whistleblowerenhed. Proceduren gælder også for Gymnasiefællesskabet.
Whistleblowerordningen skal blandt andet forbedre mulighederne for, at medarbejdere og tidligere ansatte, samarbejdspartnere og personer, der endnu ikke er ansat, kan pege på og udtale sig om kritiske forhold, uden de behøver at frygte, at det får negative konsekvenser.
Hvilke rettigheder har du som whistleblower
Ordningen sikrer, at din identitet og de oplysninger, du indberetter, behandles med fortrolighed. Whistleblowerenheden er underlagt en meget streng tavshedspligt. Du kan også vælge at indberette anonymt.
Hvis du indberetter til whistleblowerordningen, er du beskyttet mod negative konsekvenser forbundet med en indberetning afgivet i god tro. En indberetning er afgivet i god tro, når du havde rimelig grund til at antage, at de indberettede oplysninger var korrekte på tidspunktet for indberetningen, og at oplysningerne var omfattet af whistleblowerordningen.
Hvis du indgiver en indberetning i ond tro, kan det få negative konsekvenser for dig, og i særlige tilfælde kan der være grundlag for politianmeldelse.
Hvis du som ansat oplever at blive mødt med ansættelsesretlige konsekvenser, fordi du har benyttet whistleblowerordningen, vil vi opfordre dig til at henvende dig til whistleblowerenheden, din tillidsrepræsentant eller faglige organisation.
Hvilke rettigheder har personer berørt af din indberetning
Vi sikrer, at identiteten på den eller de personer, som din indberetning handler om, beskyttes i forbindelse med whistleblowerenhedens sagsbehandling, og at personen har adgang til et effektivt forsvar, herunder ved at registrere indberetningen.
Hvilke overtrædelser kan der indberettes om i whistleblowerordningen
Whistleblowerordningen giver mulighed for, at man fortroligt eller anonymt kan indsende oplysninger om alvorlige lovovertrædelser, øvrige alvorlige forhold mv. til en uvildig whistleblowerenhed, som kan undersøge forholdene nærmere.
Indberetninger skal indgives i god tro og kan f.eks. vedrøre:
- strafbare forhold, f.eks. overtrædelse af tavshedspligten, misbrug af økonomiske midler, tyveri, svig, underslæb, bedrageri, bestikkelse mv.,
- grove eller gentagne overtrædelser af lovgivningen, f.eks. lovgivning om magtanvendelse, forvaltningsloven, databeskyttelseslovgivningen, offentlighedsloven mv.,
- grove eller gentagne overtrædelser af forvaltningsretlige principper, f.eks. undersøgelsesprincippet, krav om saglighed og proportionalitet mv.,
- grove eller gentagne overtrædelser af væsentlige interne retningslinjer, f.eks. om tjenesterejser, gaver og regnskabsaflæggelse mv.,
- grove personrelaterede konflikter på arbejdspladsen, f.eks. grov chikane, herunder af seksuel karakter, og
- bevidst vildledning af borgere og samarbejdspartnere.
Ordningen omfatter som udgangspunkt ikke indberetninger vedrørende øvrige forhold, f.eks.:
- HR-forhold,
- oplysninger om mindre væsentlige overtrædelser af interne retningslinjer, f.eks. om sygefravær, rygning, alkohol, påklædning, brug af kontorartikler mv., og
- oplysninger om mindre grove personalerelaterede konflikter på arbejdspladsen, f.eks. om samarbejdsvanskeligheder, mindre uoverensstemmelser og manglende tillid mellem medarbejdere og ledere.
Der må ikke bevidst indgives urigtige eller vildledende oplysninger gennem whistleblowerordningen. Indberetninger indgivet via whistleblowerordningen i ond tro, kan medføre en politianmeldelse, ligesom det kan medføre negative ansættelsesretlige reaktioner.
Hvem kan indberette til whistleblowerordningen
Ordningen kan benyttes af alle ansatte på Roskilde Gymnasium – samt i Gymnasiefællesskabet - tidligere ansatte, samarbejdspartnere og personer, der endnu ikke er ansat på Roskilde Gymnasium.
Whistleblowerordningen kan være relevant at benytte, hvis du fx er blevet opmærksom på ulovlige eller strafbare forhold fx tyveri, svig, underslæb, bedrageri, bestikkelse eller lign. eller overtrædelse af tavshedspligten, og du samtidig oplever, at du ikke har nogen at give din viden videre til – eller at du ønsker at videregive oplysningerne fortroligt. Det kan for eksempel også være sager, der handler om grove eller gentagne overtrædelser af lovgivningen fx forvaltningsloven eller offentlighedsloven eller grove personrelaterede konflikter på arbejdspladsen fx seksuel chikane eller bevidst vildledning af borgere og samarbejdspartnere.
Whistleblowerordningen er et supplement til de almindelige eksisterende muligheder. Du har altid mulighed for at gå til rektor, nærmeste leder, personaleadministrationen eller tillidsrepræsentanten, hvis du oplever strafbare eller andre kritiske alvorlige forhold på Roskilde Gymnasium.
Det kan derfor være relevant først at prøve følgende, hvis du har en bekymring eller oplever kritiske forhold på skolen:
- Har du talt med din nærmeste leder om din bekymring?
- Har du talt med rektor?
- Har du talt med arbejdsmiljørepræsentanten?
Hvordan foretager du en indberetning
Hvis du er medarbejder på Roskilde Gymnasium, så kan du foretage en indberetning via følgende link: Indberetning Whistleblowerordning Roskilde Gymnasium (for medarbejdere)
Hvis du er ekstern, samarbejdspartner eller tidligere ansat på Roskilde Gymnasium, så kan du foretage en indberetning via følgende link: Indberetning Whistleblowerordning Roskilde Gymnasium (for eksterne)
Roskilde Gymnasium anbefaler, at du benytter denne løsning af hensyn til beskyttelse af fortroligheden, dine personlige oplysninger mv.
Du har i indberetningssystemet også mulighed for at foretage mundtlig indberetning.
Skolen opfordrer dig til at benytte skolens interne ordning men skal samtidig gøre dig opmærksom på, at du også har mulighed for at foretage din indberetning til Datatilsynets eksterne og uafhængige whistleblowerordning https://whistleblower.dk/indberet
Roskilde Gymnasium skal yderligere gøre dig opmærksom på, at din brug af ordningen ikke begrænser din ytringsfrihed som offentligt ansat.
Hvordan behandles og registreres din indberetning
Din indberetning til whistleblowerordningen sker gennem et it-system, som automatisk sender en mail til Whistleblowerenheden, der består af skolens vicerektor, skolens økonomi- og administrationschef samt skolens tilknyttede jurister i Gymnasiefællesskabet. Du vil modtage en bekræftelse på modtagelsen af din indberetning inden for 7 dage, og du vil samtidig få oplyst den forventede sagsbehandlingstid.
Whistleblowerenheden visiterer sagen og drøfter den efterfølgende i samarbejde med den/de udvalgte medarbejder(e) på skolen.
Når enheden har modtaget din indberetning, vurderes det først, om der er grundlag for en egentlig behandling af sagen, dvs. om din indberetning falder inden for ordningen eller ej. Du vil blive orienteret om sagens behandling og eventuelt udfaldet heraf. Orienteringen kan dog i visse tilfælde være begrænset af reglerne om tavshedspligt mv.
Enheden vil holde dig løbende orienteret om behandlingen af din indberetning. Hvis der er behov for flere oplysninger, vil der blive sendt opklarende spørgsmål til dig gennem it-systemet.
Det gælder også til anonyme afsendere, da du så vil få en kode gennem it-systemet, og derfor ikke behøver at afgive kontaktoplysninger. Du kan dermed bevare anonymiteten, logge ind og tilføje oplysninger, så længe sagen er aktiv.
Falder din indberetning uden for ordningens anvendelsesområde, vil den blive afvist. Whistleblowerenheden vil i givet fald vejlede dig om, hvortil din henvendelse eventuelt kan rettes.
Whistleblowerenheden refererer til rektor, der træffer beslutning om det videre forløb. Hvis en indberetning omhandler rektor, overgives indberetningen også til bestyrelsesformanden.
Er der grundlag for videre undersøgelser og vurdering af eventuelle disciplinære sanktioner eller endog politianmeldelse, orienteres rektor endvidere med henblik på håndtering af sagen.
Både whistlebloweren og den indberettede vil som udgangspunkt modtage en orientering/underretning, når sagen er afsluttet.
Spørgsmål
Har du spørgsmål til Roskilde Gymnasium whistleblowerordningen, kan de rettes til via Gymnasiefællesskabets Whistleblower Service
Læs mere
Systembeskrivelse for whistleblowersoftwaresystemet
Lov om beskyttelse af whistleblowere